Employés actuels ou anciens, prestataires, membres de la famille des employés de Shell

La présente politique définit les données personnelles que nous collectons et pour quelles raisons, ainsi que vos droits à cet égard.

Que couvre la présente Politique de protection de la vie privée ?

Chaque personne du groupe de sociétés Shell (« Shell » ou « nous ») est responsable de la protection des données personnelles d'autrui, ainsi que de celles de nos clients, partenaires commerciaux et fournisseurs.

Cette Politique de protection de la vie privée donne des informations sur les données personnelles traitées par Shell concernant des personnes qui sont ou ont été employés, stagiaires ou prestataires individuels, ainsi que les personnes à charge par des employés de Shell (le « Personnel de Shell »).

Pour les clients détaillants particuliers, les membres des programmes de fidélité de Shell, les visiteurs des sites Internet de Shell ou les utilisateurs des applications Shell, veuillez consulter la Politique de protection de la vie privée - B2C, à l’adresse suivante : https://www.shell.ch/fr_ch/privacy/b2c-notice.html.

Pour les candidats qui postulent un emploi chez Shell, ou qui participent à un événement de recrutement ou réalisent une évaluation avec Shell, veuillez consulter la Politique de protection de la vie privée - Recrutement par le Groupe Shell, à l’adresse suivante : https://www.shell.ch/fr_ch/privacy/job-applicant-notice.html.

Des politiques de protection de la vie privée specifiques ou complémentaires peuvent contenir des informations additionelles sur la façon dont Shell traite vos données personnelles en lien avec des processus RH spécifiques (comme Open Resourcing, OneHealth IT et les programmes de mobilité internationale). Dans ces cas, ces politiques de protection de la vie privée vous seront communiquées séparément.

La présente Politique de protection de la vie privée explique quelles sont les données personnelles que nous traitons vous concernant, pour quelles raisons nous le faisons, combien de temps nous les conservons, comment y accéder ou les mettre à jour, ainsi que les options dont vous disposez à propos de celles-ci et où obtenir des informations supplémentaires.

Les catégories des données à caractère personnel que nous collectons à votre sujet.

Quelles données à caractère personnel traitons-nous à votre sujet ? Collecte des informations

Nous traitons les données personnelles nécessaires pour gérer la relation de travail, engager des prestataires et des stagiaires et offrir des avantages à certaines personnes à charge d'employés de Shell.

Ceci comprend les coordonnées personnelles, la date de naissance, la situation matrimoniale, la paie et le compte bancaire, les informations sur les salaires et les avantages sociaux y compris les informations sur les bénéficiaires, les contacts d'urgence, les informations sur la qualité du travail, les informations requises pour vous assurer d’avoir le droit de travailler dans les pays dans lesquels vous êtes engagé(e) et toute autre information nécessaire pour gérer la relation de travail, pour engager les prestataires et pour offrir des avantages à certaines personnes à charge d'employés de Shell (telles que les personnes à charge qui accompagnent un employé Shell pendant une mission d'expatrié).

Données personnelles sensibles

Nous traitons également certaines catégories spéciales de données personnelles (« données sensibles ») telles que les données relatives à la santé, à l'origine raciale ou ethnique, aux convictions religieuses ou philosophiques, à l'orientation sexuelle, aux opinions politiques et à l'appartenance syndicale d'une personne. Nous traiterons ces données personnelles seulement lorsqu'il est nécessaire de se conformer à la législation sur l'emploi et la sécurité sociale, pour établir, faire valoir ou défendre les demandes d’indemnisation ou lorsque cela est nécessaire pour fournir un soutien et des conseils médicaux professionnels, afin de protéger les intérêts vitaux d'une personne (en cas d'urgence, par exemple), lorsque cela est nécessaire pour des raisons de santé publique ou lorsque la personne a donné son consentement explicite.

Nous ne traiterons vos données personnelles que lorsqu’il y a une raison légale de le faire.

Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous traitons vos données à caractère personnel :

• pour honorer nos obligations de respect des lois et règlements locaux ;
• pour des intérêts commerciaux légitimes (par exemple la gestion de la qualité du travail afin de nous assurer que nous avons un personnel qualifié et compétent ou à des fins de santé, de sûreté et de sécurité pour veiller à ce que seul le personnel autorisé puisse accéder à certains sites ou biens, les litiges et la défense des demandes d’indemnisation) ; ou
• lorsque nous avons votre consentement explicite.

Veuillez noter qu'en règle générale, Shell ne sollicite ni ne compte sur le consentement du Personnel de Shell pour le traitement des données personnelles. Il existe cependant des circonstances limitées où le consentement est requis, comme quand la législation locale applicable l'exige.

Les données personnelles demandées au Personnel de Shell sont le minimum requis pour satisfaire aux exigences légales et/ou contractuelles et pour offrir des possibilités de participer à des programmes ou pour proposer un avantage. Omettre de nous fournir les informations demandées peut limiter votre capacité à conserver votre emploi, votre stage ou votre engagement en tant que prestataire ou à participer à un programme ou bénéficier d'un avantage.

Dans les cas où le traitement repose sur le consentement, et sous réserve de ce qui est autrement prévu par la législation locale applicable, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Les traitements réalisés avant le retrait du consentement resteront valides. Le retrait du consentement peut toutefois limiter votre capacité à rester employé ou autrement engagé, ou à participer à un programme ou bénéficier d'un avantage.

Les fins pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel.

À quelles fins traitons-nous vos données personnelles ?

Nous traitons les données personnelles couvertes par cette Politique de protection de la vie privée aux fins suivantes :

• Ressources humaines, gestion du personnel, exécution des processus commerciaux, gestion interne, rapports de gestion, analyse et développement organisationnels - notamment la planification budgétaire, financière et organisationnelle, l’administration, la rémunération, la gestion de la performance ;
• Santé et sécurité - notamment la protection de la vie ou de la santé du personnel de Shell, la santé et la sécurité au travail, la protection des actifs et des employés de Shell, l’authentification du statut du personnel de Shell et le droit d’accès ; ou
• Conformité légale et/ou réglementaire - notamment la conformité aux exigences légales ou réglementaires.

Nous pouvons également traiter vos données personnelles à des fins accessoires étroitement liées, comme :

• le stockage, la suppression ou l’anonymisation de vos données personnelles ;
• la prévention des fraudes, les audits, les enquêtes, la résolution de différends ou les assurances, les litiges et la défense de revendications ; ou
• les études statistiques, historiques ou scientifiques.

Suivi

Toutes les activités sur l'équipement informatique de Shell et/ou quand vous êtes connecté à un réseau Shell peuvent être surveillées à des fins commerciales légitimes.

Tous les membres du Personnel de Shell reçoivent un badge d'accès qui permet à Shell d'enregistrer la date, l'heure et les points d'accès des personnes se déplaçant dans les locaux et les biens de Shell. Les données provenant des systèmes d'accès et de sécurité sont utilisées :

• pour la santé, la sécurité et la sûreté, pour empêcher la fraude et notamment la protection, des actifs et du personnel de Shell, ainsi que des visiteurs des locaux de Shell ;
• pour la conformité aux obligations juridiques et réglementaires, notamment lorsqu’une exigence juridique locale nous oblige à fournir des informations au gouvernement/autorités réglementaires ;
• pour surveiller (sur une base agrégée) le nombre de personnes entrant et travaillant dans un local de Shell pour la planification des ressources humaines et des biens immobiliers ; et
• uniquement pour les prestataires (pas pour les employés de Shell), la date et l'heure de leur entrée et de leur sortie des locaux de Shell sont utilisées à des fins de gestion financière et de contrôle

La plupart de nos locaux et de nos biens sont équipés de caméras de surveillance (CCTV). Lorsque des caméras de surveillance sont utilisées, elles sont identifiées. Des caméras de surveillance sont utilisées pour la santé, la sûreté et la sécurité, en particulier pour la protection des biens de Shell, du Personnel de Shell et des visiteurs des locaux de Shell. Toutes les images sont systématiquement supprimées à moins d'un incident de santé, de sûreté ou de sécurité, d'une activité criminelle présumée ou réelle, auquel cas elles peuvent être consultées par des équipes d'enquête Shell internes et par des équipes d’enquête externes si elles sont légalement requises ou autorisées par les forces de l'ordre ou toute autre autorité publique.

Vérification

Afin de se conformer aux obligations légales et réglementaires, de protéger les biens et les employés/prestataires de Shell et, en particulier, de s'assurer que Shell peut se conformer aux lois sur le contrôle du commerce, la lutte contre le blanchiment d'argent et/ou la corruption et d'autres exigences réglementaires, nous procédons à une vérification préalable de tous les employés et prestataires de manière périodique. Cette vérification est réalisée par rapport à des listes de sanctions accessibles au public ou publiées par les pouvoirs publics et il est comparé aux informations détenues par Shell à votre sujet (par exemple dans le registre Conflit d'intérêts – voir ici pour plus d'informations).

Toute donnée personnelle recueillie lors de la vérification n'aboutira à aucun profilage ni aucune prise de décision automatisée quant à la pertinence du maintien d'un emploi, d'un stage ou d'un engagement en tant que prestataire.

Qui est responsable des données à caractère personnel collectées ?

Shell (Switzerland) AG, Baarermatte, 6340 Baar, Suisse, sera responsable du traitement de vos données personnelles (y compris celles des personnes à charge), conjointement avec ses filiales du groupe de sociétés Shell. Votre emplacement local spécifie l’entreprise locale responsable du traitement de vos données personnelles.

Dans le cas de prestataires individuels, la société au sein du Groupe Shell qui a engagé vos services individuellement ou conjointement avec ses filiales au sein du groupe de sociétés Shell et votre société/agence employeur/contractante externe.

Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Avec qui allons-nous partager les données personnelles ?

Vos données personnelles sont exclusivement traitées aux fins mentionnées ci-dessus et seront seulement partagées selon le strict principe du besoin de connaître avec :

• d'autres sociétés du groupe de sociétés Shell, y compris celles qui pourraient se trouver en dehors de votre emplacement ;
• des agents tiers autorisés, fournisseurs de services, des auditeurs externes et/ou sous-traitants de Shell ; et
• une autorité publique compétente, un organisme gouvernemental, une agence réglementaire ou fiscale quand il est nécessaire de se conformer à une obligation légale ou réglementaire à laquelle la ou les sociétés Shell concernées sont soumises ou dans la mesure autorisée par la législation locale applicable ; ou
• toute personne à qui Shell propose de transférer toute partie de ses droits et/ou obligations.

Vos données personnelles peuvent être transférées en dehors de votre pays, sous réserve de mesures de protection adéquates.

Transferts de vos données personnelles dans d’autres pays

Lorsque vos données personnelles ont été transférées à des sociétés du Groupe Shell et/ou des tiers autorisés situés hors de votre pays, nous prenons des mesures organisationnelles, contractuelles et légales pour garantir que vos données personnelles sont exclusivement traitées aux fins mentionnées ci-dessus et que des niveaux de protection adéquats ont été mis en œuvre afin de protéger vos données personnelles. Ces mesures comprennent des règles d'entreprise contraignantes pour les transferts au sein du groupe Shell et pour les entreprises dans l’Union européenne, les mécanismes de transfert approuvés par la Commission européenne pour les transferts vers des tiers, ainsi que toute exigence légale locale supplémentaire. Vous pourrez trouver un exemplaire des règles d’entreprise contraignantes sur www.shell.ch/fr_ch/privacy.html ou en contactant privacy-office-SI@shell.com.

Shell s’engage à protéger vos données personnelles.

Sécurité de vos données à caractère personnel

Nous avons mis en œuvre une technologie et des politiques dans le but de protéger votre vie privée de tout accès non autorisé et d'une mauvaise utilisation ; nous mettrons à jour ces mesures lorsqu'une nouvelle technologie sera disponible, le cas échéant.

Shell conserve vos données personnelles pendant une durée définie

Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Toutes les informations, y compris les données personnelles, sont gérées conformément aux normes du Groupe Shell sur la gestion des informations et des enregistrements et supprimées en toute sécurité lorsqu'elles ne sont plus nécessaires à des fins commerciales légitimes ou juridiques/réglementaires.

Hormis quelques exceptions requises pour se conformer aux exigences légales locales :

• les informations contenues dans les dossiers du personnel sont conservées pendant une période maximale de 10 ans après la cessation de votre emploi ;
• les informations relatives aux prestations de retraite sont conservées pendant une période maximale de 99 ans à compter du début de l'emploi ;
• toute donnée personnelle collectée dans le cadre de la vérification par rapport aux sources médiatiques et aux listes de sanctions accessibles au public ou publiées par les pouvoirs publics est conservée pendant une période maximale de 15 ans à compter de sa première collecte ;
• les noms, la date, l'heure et les points d'accès de toutes les personnes entrant dans les locaux de Shell sont conservés pendant 3 ans à compter de chaque accès ;
• lorsqu'une personne a été licenciée ou quand son contrat est résilié suite à une faute grave, y compris la violation des consignes Shell Life Saving Rules ou l'infraction du Code de conduite de Shell, ces informations sont conservées jusqu'à 20 ans après la résiliation.

Dans tous les cas, des informations peuvent être conservées pendant (a) une période plus longue s'il existe un motif légal ou réglementaire (auquel cas elles seront supprimées quand elles ne seront plus nécessaires à des fins légales ou réglementaires) ou (b) une période plus courte quand vous vous opposez au traitement de vos données personnelles et quand il n'y a plus de raison légitime de les conserver.

Vos droits et comment les exercer.

Vos droits à l’égard de vos données personnelles

Notre but est de veiller à ce que les informations que nous détenons à votre sujet soient aussi exactes que possible. Vous pouvez demander :

• l’accès à vos données personnelles ;
• la correction ou la suppression de vos données personnelles (uniquement si elles ne sont plus nécessaires à des fins commerciales légitimes) ;
• que le traitement de vos données personnelles soit restreint ; et/ou
• à recevoir les données personnelles qui vous concernent et que vous avez communiquées à Shell, d'une manière structurée, sous forme numérique à transmettre à une autre partie, si cela est techniquement faisable.

Pour les personnes qui ont accès aux services RH en ligne, vous pouvez accéder à vos données personnelles sur : https://hronline.shell.com/.

Sinon, veuillez contacter votre conseiller RH local. Si vous êtes un prestataire, veuillez vous adresser à votre société/agence employeur/contractante externe. Pour les anciens employés ou les personnes à charge, veuillez contacter privacy-office-SI@shell.com.

Qui pouvez-vous contacter si vous avez une question, une préoccupation ou une réclamation au sujet de vos données personnelles ?

Pour tout problème, question ou réclamation concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez consulter la Politique de protection de la vie privée spécifique à votre pays ou vous pouvez contacter Privacy-Office-SI@shell.com.

Vous pouvez aussi contacter le Bureau de la protection de la vie privée du Groupe Shell à Shell International B.V. La Haye, Pays-Bas - N° au Registre du commerce : 27155369 Adresse postale : PO Box 162, 2501 AN, La Haye.

Si vous n'êtes pas satisfait du traitement de vos données personnelles par Shell, vous avez eventuellement le droit de faire une communication au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence situé Feldeggweg 1, CH - 3003 Berne, Suisse, ou de déposer une plainte auprès de l'organisme néerlandais de protection de la vie privée, situé à l'adresse suivante : Prins Clauslaan 60, 2595 AJ, La Haye, Pays-Bas. Pour plus de précisions, veuillez vous rendre sur les sites suivants https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/fr/ ou https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en. Les plaintes pour la protection de la personnalité sont régies par les art. 28, 28 bis et 28 du code civil suisse.

La présente Politique de protection de la vie privée est mise à jour régulièrement.

Modifications de la présente Politique de protection de la vie privée

La présente Politique de protection de la vie privée est susceptible d'être modifiée au fil du temps. Nous vous recommandons d'examiner régulièrement cette Politique de protection de la vie privée pour être informé(e) des éventuelles modifications. La présente Politique de protection de la vie privée a été mise à jour en août 2019.