Employés actuels ou anciens, prestataires, membres de la famille des employés de Shell

Toute personne membre du groupe d’entreprises Shell (« Shell » ou « nous ») est responsable de la protection des données personnelles des membres de la société ainsi que de celles de nos clients, de nos partenaires commerciaux et de nos fournisseurs.

La présente déclaration relative à la protection des données personnelles contient des informations concernant les données personnelles traitées par Shell en relation avec les personnes qui sont ou étaient employées, stagiaires ou simples prestataires, ainsi qu'avec les membres de la famille des collaborateurs de Shell ("collaborateurs de Shell").

Les collaborateurs de Shell qui sont de simples clients de détail ou des utilisateurs d'une application ou d'un site web Shell dans une autre fonction que collaborateur de Shell sont priés de lire attentivement la déclaration relative à la protection des données personnelles correspondante.

Les personnes postulant à un événement de recrutement ou effectuant une évaluation auprès de Shell sont priées de lire la déclaration relative à la protection des données personnelles - Candidats.

La présente déclaration relative à la protection des données personnelles est régie en tout temps par la loi en vigueur dans le lieu concerné.

Il est expliqué dans la présente déclaration relative à la protection des données personnelles quelles données personnelles sont traitées et pour quel usage, combien de temps nous conservons les données personnelles, comment vous accédez à vos données personnelles et les actualisez et où vous recevez des informations complémentaires.

Outre la présente déclaration relative à la protection des données personnelles, d'autres déclarations de confidentialité expliquent comment nous traitons les données personnelles relatives à certains processus RH (tels que les programmes de mobilité Open Resourcing, OneHealth IT et International Mobility). En outre, dans les pays dans lesquels nous opérons, il peut exister des déclarations de confidentialité locales qui reflètent les pratiques en vigueur et les exigences légales dans le pays concerné.

Nous traitons les données personnelles nécessaires à l'administration de la relation de travail afin d'embaucher des prestataires et des stagiaires et de fournir des services à certains membres de la famille des collaborateurs de Shell.

Elles incluent les coordonnées personnelles, la date de naissance, l'état matrimonial, les informations sur la paie et le compte bancaire, les informations sur le salaire et les avantages sociaux, incluant les coordonnées du bénéficiaire, les coordonnées d'urgence, les informations sur le rendement et toute autre information nécessaire pour gérer la relation de travail, la nomination des prestataires et la prestation de services à certains membres de la famille des collaborateurs de Shell (par exemple, les membres de la famille accompagnant un collaborateur de Shell lors d'une mission à l'étranger).

Données personnelles sensibles

Nous traitons également certaines catégories de données personnelles particulières (« données personnelles sensibles »), telles que les données sur la santé d'un individu, son origine ethnique, ses croyances religieuses ou philosophiques, son orientation sexuelle, ses opinions politiques et son affiliation syndicale, uniquement en cas de nécessité pour respecter les lois relatives à l'emploi et à la sécurité sociale ou pour fournir des conseils et une assistance en matière de santé au travail, afin de protéger les intérêts vitaux d'une personne (en cas d'urgence) ou si cela est requis pour des raisons de santé publique ou si la personne a donné son consentement explicite.

Nous pouvons traiter vos données personnelles :

• pour satisfaire à nos obligations de conformité avec les lois et les directives en vigueur dans le lieu concerné ;
  
• pour tout intérêt commercial légitime (par exemple, gestion pour nous assurer que nous disposons de collaborateurs qualifiés et compétents ou pour des raisons de protection de la santé et de la sécurité pour lesquelles nous garantissons que seuls des collaborateurs autorisés aient un accès à certains sites ou certaines installations ; ou
  
• quand vous nous donnez votre consentement explicite.
  

Veuillez noter que Shell ne réclame et n'invoque généralement pas le consentement des collaborateurs de Shell pour le traitement des données personnelles.

Cependant, il existe un nombre limité de circonstances dans lesquelles un consentement est requis, par exemple quand cela est requis par la loi en vigueur, y compris pour le traitement de données personnelles "sensibles".

Les données personnelles demandées par les collaborateurs de Shell satisfont aux exigences minimales requises pour respecter les exigences légales et/ou contractuelles et pour fournir des occasions de participer à des programmes ou à des services.

Le fait de ne pas nous fournir les informations demandées peut éventuellement avoir une incidence sur votre relation de travail actuelle ainsi que sur vos possibilités d'effectuer un stage chez nous, de collaborer avec nous en tant que prestataire, de participer à un programme ou de recevoir des avantages.

Dans les cas où le traitement repose sur un consentement et sous réserve des lois locales applicables qui prévoient d'autres dispositions, vous avez le droit de révoquer votre consentement à tout moment.
Cela n'a aucune incidence sur la validité du traitement avant la révocation du consentement.

Cependant, le retrait du consentement peut avoir pour effet de continuer à travailler chez nous, d’être employé(e) autrement, ou de participer à un programme ou de recevoir un avantage.

Toutes les activités sur les périphériques informatiques de Shell et/ou au sein du réseau informatique de Shell peuvent être surveillées à des fins commerciales légitimes.

Pour plus d'informations, voir la Politique d'utilisation personnelle sur l'intranet de Shell

Tous les collaborateurs de Shell reçoivent une autorisation d'accès qui permet à Shell de suivre la date, l'heure et les points d'accès des personnes aux locaux et aux installations de Shell.

Les données des systèmes d'accès et de sécurité sont utilisées :

• à des fins de protection de la santé et de la sécurité, en particulier pour la protection des installations de Shell, des collaborateurs de Shell et des visiteurs des sites de Shell ;
  
• pour respecter les exigences légales, en particulier lorsqu'il existe une obligation légale locale de fournir des informations aux autorités gouvernementales/de surveillance ;
  
• pour surveiller (sur une base agrégée) le nombre de personnes ayant accès aux sites de Shell et y travaillant, pour la planification du personnel et du site ; et
  
• dans le cas des prestataires (pas des collaborateurs de Shell), la date et l'heure d'entrée et de sortie des sites de Shell peuvent être utilisées à des fins de vérification des factures.
  

Nous utilisons des caméras de surveillance sur nos sites. Lorsque des caméras de surveillance sont utilisées, elles sont identifiées. Les caméras de surveillance sont utilisées à des fins de sécurité et de protection de la santé, en particulier pour la protection des installations de Shell, des collaborateurs de Shell et des visiteurs de l'enceinte de Shell. Tous les dossiers sont stockés pour une durée maximale de 72 heures, sauf en cas d'incident lié à la sécurité du travail ou d'activité criminelle présumée ou réelle. Dans ce cas, ils peuvent être consultés par les équipes d'enquête interne de Shell ou à l'extérieur, dans la mesure où cela est prescrit ou autorisé par les autorités judiciaires ou d'autres autorités.

Pour respecter les obligations légales, pour protéger les actifs et les collaborateurs/prestataires de Shell et, en particulier, pour garantir le respect de la part de Shell de toutes les lois sur le contrôle des échanges, la prévention du blanchiment d'argent et/ou de la corruption et des autres obligations légales, nous procédons régulièrement à un examen (criblage) de tous les collaborateurs et de tous les prestataires.

Cet examen est basé sur des listes de sanctions accessibles au public ou émises par le gouvernement, et il est comparé aux informations que Shell possède sur vous (par exemple, du registre des « conflits d'intérêts » - pour plus d'informations, cliquez ici

Aucune donnée personnelle recueillie au cours du criblage ne conduira à des décisions automatisées concernant l'aptitude à un nouvel emploi, à un stage ou à un engagement en tant que prestataire.

Shell (Switzerland) AG, Baarermatte, CH-6340 Baar

Vous pouvez joindre notre chargé de clientèle Shell via notre formulaire de contact sur notre page internet par téléphone au 0800 769 444 ou par fax au 0800 555 122.

Dans le cas de contractants individuels, l’entreprise interne au groupe Shell qui a commandé ses services elle-même ou avec ses filiales au sein du groupe d’entreprises Shell, ainsi que votre firme contractuelle externe/firme/agence.

Vos données personnelles sont traitées uniquement aux fins mentionnées ci-dessus (ou à des fins secondaires auxquelles elles sont étroitement liées, telles que le stockage) et transmises uniquement en cas de nécessité selon le principe du « besoin d'en connaître », comme suit :

• À d'autres entreprises du groupe d’entreprises Shell, y compris celles situées en dehors de la Suisse ou de l'Espace économique européen (« EEE ») ;
  
• Aux tiers externes autorisés, aux prestataires de services et/ou aux sous-contractants de Shell ; et
  
• À une autorité compétente, un organisme gouvernemental, une autorité de surveillance ou fiscale, tant que cela est nécessaire pour respecter une obligation légale ou réglementaire à laquelle les entreprises Shell concernées sont soumises, ou permis par la législation locale.
  

Si les données personnelles sont partagées avec des entreprises du groupe d’entreprises Shell et/ou des prestataires de services tiers et/ou sous-traitants autorisés, situés à l'intérieur ou à l'extérieur de votre site (y compris en dehors de l'Espace économique européen), nous prenons des mesures organisationnelles, contractuelles et légales pour garantir que les données personnelles soient traitées uniquement aux fins énoncées ci-dessus et qu'un niveau de protection adéquat soit mis en place pour protéger les données personnelles.

Ces mesures comprennent des règles internes contraignantes de protection des données internes pour la transmission au sein du groupe Shell, des mécanismes approuvés par la Commission européenne pour la transmission à des tiers dans des pays qui, selon l'évaluation de la Commission, n'offrent pas de protection adéquate des données, ainsi que d'éventuelles dispositions légales locales supplémentaires.

Vous pouvez en réclamer une copie à privacy-office-SI@shell.com.

En raison de la structure d'entreprise du groupe d’entreprises Shell, vos données personnelles et celles des membres de votre famille peuvent être transférées vers des pays hors de votre site.

Le cas échéant, nous prenons des mesures pour garantir que vos droits en matière de protection de données et ceux de vos proches restent protégés conformément aux règles contraignantes internes de Shell en matière de protection de données et aux lois en vigueur.

Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles de grande ampleur, conçues pour protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé et toute utilisation abusive. Ces mesures sont adaptées de manière adéquate à l'état actuel de la technologie.

Toutes les informations, y compris les données personnelles, sont gérées et effacées en toute sécurité conformément aux normes du groupe d’entreprises Shell en matière de gestion des informations et des dossiers lorsqu'elles ne sont plus nécessaires à des fins commerciales légitimes ou à des fins légales.

Il existe quelques exceptions au respect des obligations en vigueur dans le lieu concerné :

• Les informations contenues dans les fichiers personnels ne sont pas conservées plus de 10 ans après la fin de votre emploi ;
  
• Les informations sur les prestations de retraite ne sont pas conservées plus de 99 ans après le début de la relation de travail ;
  
• Les données personnelles recueillies dans le cadre du criblage à partir de listes de sanctions et de sources médiatiques accessibles au public ou publiées par le gouvernement ne sont pas conservées plus de 15 ans après leur collecte initiale.
  
• Les noms de toutes les personnes qui entrent dans l’enceinte de Shell, ainsi que la date et le lieu d’entrée dans l’enceinte sont conservés 3 ans après chaque accès. 
  
• Si une personne est congédiée pour faute grave ou si son contrat est résilié, y compris pour violation des Règles de sécurité de Shell pour sauver des vies ou pour violation du Code de déontologie de Shell, ces informations sont conservées jusqu'à 30 ans après la résiliation.
  

Dans tous les cas, des informations peuvent être conservées pour a) une période plus longue s'il existe un motif juridique (auquel cas elles seront supprimées dès qu'elles ne sont plus nécessaires à des fins légales) ou b) un délai plus court, quand vous vous apposez, ou les membres de votre famille s’opposent, au traitement des données personnelles et qu’il n'y a plus de raison légitime de les conserver.

Pour plus d'informations sur la gestion de dossiers du groupe Shell, y compris les écarts locaux, consultez l'intranet de Shell.

Nous voulons que les informations que nous détenons à votre sujet soient aussi précises que possible. Vous pouvez accéder à vos données personnelles, demander la correction ou la suppression de données personnelles (mais seulement si elles ne sont plus nécessaires à des fins commerciales légitimes), et demander que le traitement de vos données soit restreint.Les personnes ayant accès à HR Online peuvent accéder à vos données personnelles via le site web suivant: https://hronline.shell.com/

Alternativement, le chef du personnel qui est votre responsable peut également fournir des renseignements. Si vous êtes un prestataire, veuillez contacter votre entreprise contractuelle externe/entreprise/agence.

Pour plus d'informations, consultez la page d'accueil de la protection des données sur l'intranet de Shell.

Si vous avez des préoccupations, des questions ou des critiques concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des données par l'intermédiaire du formulaire de contact suivant ou à l'adresse suivante : Shell (Switzerland) AG, Baarermatte, CH-6340 Baar.

Si vous n'êtes pas satisfait du traitement de vos données personnelles par Shell, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité de protection des données ou auprès de l'Autorité néerlandaise de protection des données, établie à l'adresse suivante : Prins Clauslaan 60, 2595 AJ La Haye, Pays-Bas. Pour plus d'informations, voir https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en.

Vous pouvez contacter notre chargé de clientèle via notre formulaire de contact sur notre page internet par téléphone au 0800 080 299 ou par fax au 0800 070054.

 

La présente déclaration relative à la protection des données personnelles peut être modifiée au fil du temps. Cette déclaration relative à la protection des données personnelles a été mise à jour pour la dernière fois le 24 mai 2018.